Albaranes, CMR y pedidos que llegan por correo, dentro de tu ERP sin teclearlos
El cliente manda el pedido en un Excel, el conductor la foto del albarán firmado y el transportista su factura en PDF. Alguien de la oficina lo abre y lo vuelve a teclear en el ERP. Esa parte es la que automatizamos con inteligencia artificial, sobre el sistema que ya usas, para empresas de transporte, distribución y logística. Lo hacemos desde Barcelona como agencia de IA para logística.
Actualizado el por Elek Cunill
El dato ya está escrito. Se vuelve a teclear.
Un pedido, un albarán o una factura de transportista llegan ya con todo dentro: referencias, cantidades, pesos, direcciones, importes. Aun así, cada uno pasa por unas manos que lo copian campo a campo en el programa. Es trabajo que no factura nadie, se acumula a final de mes y es donde se cuela el error que aparece semanas después en una factura mal hecha.
Qué documentos entran solos
Cuatro documentos que llegan cada día a una empresa de transporte o distribución. Es el mismo método que aplicamos al resto del sector en automatizaciones IA para logística, aplicado a lo que entra por el correo.
Pedidos de cliente
Llegan en Excel, en PDF o escritos en el cuerpo del correo. Se leen, se comprueba que el artículo y la dirección existen en tu sistema, y el pedido queda creado. Si una cantidad se sale de lo normal para ese cliente, se avisa antes de cargarla.
El pedido, ya en el ERPAlbaranes firmados y pruebas de entrega
La foto que manda el conductor se casa con su expedición, que queda marcada como entregada. Si falta la firma o hay una incidencia anotada a mano, se aparta para que alguien la mire.
Entregado y listo para facturarCMR
Remitente, destinatario, bultos, peso y matrícula se leen y se cuadran con la expedición. Lo que no coincide queda señalado, y cada envío tiene su CMR archivado donde toca y encontrable.
Cada envío con su CMRFacturas de transportista contra tarifa
Cada línea de la factura del proveedor se compara con la tarifa que pactaste. Recargos, esperas o pesos que no cuadran salen en una lista antes de pagar, no cuando ya es tarde para reclamar.
Lo que no cuadra, antes de pagarCómo se lee cada documento sin inventarse nada
Un documento mal leído que entra limpio en el sistema es peor que uno que no entra. Por eso no todo se lee igual:
- Formatos que se repiten (el Excel de pedidos de tu cliente de siempre, el PDF de factura de tu transportista habitual): un lector hecho para ese formato, que lee siempre las mismas casillas y no interpreta.
- Formatos nuevos o raros: lectura con IA, y encima comprobaciones que no dependen de la IA: que la letra del NIF cuadre, que los totales sumen, que la expedición exista.
- Lo que no pasa las comprobaciones: a una bandeja de revisión, con el documento al lado, para que una persona lo confirme en segundos.
Lo que medimos nosotros. En una prueba propia del 21/09/2026, un modelo de lectura con IA leyó los 13 campos de cabecera de una factura de formato conocido sin un solo fallo. Con la factura de un proveedor de formato distinto acertó 11 de 13, y los dos fallos fueron los peores posibles: puso los NIF cambiados de sitio, con total seguridad y sin ninguna señal de duda. Es una prueba de campo con dos facturas, no un estudio, pero explica por qué el formato conocido va a un lector fijo y el desconocido pasa por comprobaciones y por una persona.
Por dónde empezar si no sabes nada de IA
Es el freno más común: entre las empresas españolas que se plantearon usar IA y no lo hicieron, el 82 % dio como motivo la falta de conocimientos (Eurostat, 2025). Pero no hace falta saber de IA. Hace falta saber qué documento te come más horas, y eso lo sabe cualquiera que trabaje en tu oficina. Para elegir el primero bastan tres preguntas:
- ¿Qué documento llega más veces al día?
- ¿En cuántos formatos distintos te llega? Pocos clientes que se repiten es el mejor punto de partida.
- ¿Quién lo teclea hoy, en qué programa y cuánto tarda cada vez?
Con eso se elige uno, se automatiza, se mide con documentos reales tuyos y solo entonces se pasa al siguiente.
Dónde ponemos el límite
El sistema lee, cuadra y deja el dato preparado. No paga facturas, no acepta una tarifa nueva y no da por buena una entrega con incidencia: eso lo sigue decidiendo una persona de tu equipo. Y si hay documentos que no deben salir de la empresa, se pueden leer con un modelo que funciona en un ordenador vuestro, sin mandarlos a ninguna nube.
Para quién es
- Empresas de transporte y distribución de entre 5 y 50 personas en oficina.
- Operadores logísticos que reciben pedidos de muchos clientes, cada uno en su formato.
- Quien persigue albaranes firmados para poder facturar a final de mes.
- Quien paga facturas de transportistas sin tiempo de revisarlas línea a línea contra la tarifa.
- Quien está a punto de contratar a alguien solo para teclear.
Cómo lo montamos
Empezamos por un diagnóstico gratuito de 30 minutos sobre tu operativa real: qué documentos entran, por dónde, quién los teclea y dónde se atascan. De ahí sale un solo documento, el que más horas se come, y lo automatizamos sobre tus herramientas actuales. Lo probamos con documentos reales tuyos, lo dejamos funcionando y medimos las horas recuperadas.
Para leer más: cómo automatizar albaranes y CMR sin cambiar de ERP. Servicios relacionados: OCR de facturas con IA, IA para transitarios, IA para agencias de aduanas y chatbot para empresas de logística y transporte.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar de ERP o de programa de tráfico?
No. Se trabaja sobre lo que ya usas. Si tu programa tiene API o permite importar un fichero, el dato entra por ahí; si no, se deja preparado en el formato que tu equipo ya carga hoy. El punto de partida nunca es cambiarte de sistema, porque ese es el proyecto que tarda un año y se queda a medias.
Cada cliente me manda el pedido en un Excel distinto. ¿Sirve igual?
Sí, y es el caso más habitual. Para cada cliente que te escribe a menudo se prepara un lector de su formato, que lee siempre las mismas columnas y no se inventa nada. Los clientes nuevos o esporádicos pasan por una lectura con IA y una comprobación antes de entrar. Cuando un cliente cambia su plantilla, el sistema lo detecta y lo aparta en vez de cargar datos cruzados.
¿Qué pasa con una foto del albarán mal hecha o con una firma que no se lee?
Se aparta para que la mire una persona. Cada campo leído lleva su nivel de confianza, y lo que no llega al umbral va a una bandeja de revisión con la foto al lado. Si el conductor ha anotado una incidencia o una reserva en el albarán, también se marca, porque es justo lo que no puede pasar desapercibido.
¿Es lo mismo que un OCR?
No del todo. Un OCR pasa la imagen a texto; aquí además se entiende qué es cada dato, se cuadra con la expedición, el pedido o la tarifa, y se mete en tu sistema. Si lo que buscas es solo leer facturas de compra, lo tienes explicado en la página de OCR de facturas con IA.
¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
El primer documento suele estar en producción en semanas, porque se empieza por uno solo: el que más horas se come. Se prueba con documentos reales tuyos antes de dar nada por bueno, y solo entonces se pasa al siguiente.
¿Cuánto cuesta?
El diagnóstico inicial es gratuito: 30 minutos sobre tu operativa real para decirte qué documento conviene automatizar primero y qué horas recuperas. A partir de ahí el presupuesto es cerrado y por escrito según el alcance, con una cuota mensual solo si quieres el mantenimiento continuado.
Media hora sobre tus documentos
Una llamada de 30 minutos para ver qué documento se teclea más veces en tu oficina y cuál conviene quitar de en medio primero. Sin compromiso.
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