OCR de factures amb IA: del PDF al teu ERP o a Excel sense teclejar
Digitalitzar factures no és escanejar-les i desar-les en una carpeta. Això és moure el paper de lloc. El que muntem a DelegaloAI és un flux on la factura arriba per correu, la IA la llegeix, n'extreu proveïdor, imports, dates i conceptes, i la registra al teu ERP, la teva comptabilitat o el teu Excel sense que ningú la teclegi. El teu equip només revisa les dubtoses. Ho fem com a agència d'IA amb oficina a Barcelona, amb reconeixement a Forbes España i la Cambra de Comerç d'Espanya.
Què fa un OCR amb IA ben muntat
Llegeix qualsevol format
PDF adjunt, foto de mòbil o escaneig. La factura entra pel mateix correu de sempre i la IA l'entén.
N'extreu les dades que importen
Proveïdor, base, IVA, total, dates, conceptes i número de factura, estructurats i a punt per comptabilitzar.
Registra allà on ja treballes
Odoo, el teu programa de comptabilitat o un Excel. Sense migrar de sistema i sense copiar i enganxar.
Dubte = persona
Si alguna cosa no quadra (import estrany, proveïdor nou, camp il·legible), l'aparta i la marca per a revisió humana.
Un cas real, amb números
A RESA EXPO Logistics les factures emeses entren al tauler i, des d'allà, la reclamació va sola: preavís dos dies abans del venciment, avís el mateix dia i una escala de recordatoris si el pagament no arriba. Entre l'01/07/2026 i l'11/09/2026 van sortir 38 correus de reclamació sobre 27 factures, sense que ningú apuntés un venciment a mà ni es perdés cap enviament.
La IA no corre sola: abans que res quedi registrat definitivament, les dubtoses s'aturen i esperen el vistiplau. Tu aproves, ella executa.
Quins camps s'extreuen de cada factura
Digitalitzar una factura amb IA no és desar una imatge: és treure'n les dades que la teva comptabilitat necessita i deixar-les on es fan servir. Aquests són els camps que llegim de sèrie, què es fa amb cadascun i què passa quan algun no és clar.
| Camp | Què se'n fa | Si no és clar |
|---|---|---|
| Proveïdor i NIF | S'identifica contra el teu mestre de proveïdors. Si és nou, es proposa l'alta en comptes de crear-la sola. | Es marca com a proveïdor a confirmar |
| Número i data | Es fan servir per detectar duplicats abans de registrar res: la mateixa factura entrant dues vegades és dels errors més cars i més silenciosos. | Es reté i s'avisa del possible duplicat |
| Base, IVA i total | Es comprova que la suma quadri. Una factura l'aritmètica de la qual no tanca no entra a comptabilitat. | S'aparta amb el desquadrament assenyalat |
| Línies i conceptes | S'estructuren línia a línia, no com un bloc de text, perquè es puguin imputar a projecte o centre de cost. | Es conserva l'original i es demana revisió |
| Venciment i forma de pagament | Alimenten el calendari de pagaments i els recordatoris, que és on es guanyen els descomptes per pagament immediat. | S'aplica el termini per defecte del proveïdor |
| Referència a albarà o comanda | Es creua amb l'albarà per veure si el que s'ha facturat és el que s'ha rebut. | Es marca com a pendent de casar |
Reconeixement òptic de caràcters, sí, però la IA no decideix sola
Aquí convé ser precís, perquè gairebé ningú ho explica. El reconeixement òptic de caràcters converteix la imatge en text, i aquí la IA és molt bona. Però decidir quin número d'aquest text és la base imposable i quin és el total no és un problema de lectura: és un problema d'estructura. I per a això un model generatiu és pitjor eina que un extractor determinista.
No és una opinió, ho vam mesurar. El setembre del 2026 vam muntar un extractor de comandes amb nodes d'IA i el vam passar per uns quants centenars de documents reals amb la resposta coneguda: va encertar el 75%. I va fallar de la pitjor manera possible, inventant camps i perdent línies senceres sense donar cap error. Reescrit amb parsers deterministes, un per format, va pujar al 100% sobre el mateix conjunt.
Per això ho muntem així: la IA llegeix i classifica, un extractor determinista treu els camps quan el format és estable, l'aritmètica es comprova amb una suma i no amb una predicció, i el que no quadra s'atura i espera una persona. Un sistema que encerta el 75% callant els seus errors és pitjor que no tenir res, perquè l'error entra a la teva comptabilitat sense que salti cap alarma.
Quant costa avui processar una factura a mà
Abans d'automatitzar convé saber contra què es compara. L'informe AP Metrics That Matter d'Ardent Partners situa el cost mitjà de processar una factura a mà en 9,40 dòlars, davant de 2,78 dòlars en empreses amb captura automàtica. Projectat a un any:
| Factures al mes | Cost anual a mà | Amb captura automàtica |
|---|---|---|
| 100 | ~9.800 € | ~2.900 € |
| 300 | ~29.300 € | ~8.700 € |
| 600 | ~58.600 € | ~17.300 € |
És un ordre de magnitud, no una promesa: la teva xifra depèn de quantes excepcions tinguis i del que cobri qui avui ho fa. Com calcular la teva amb tres dades que ja tens és a quant costa de debò processar una factura a mà.
On acaben les factures: el teu ERP, la teva comptabilitat o un Excel
La destinació la tries tu, i no cal que sigui sofisticada. Registrem a Odoo i al programa de comptabilitat que ja facis servir, i també sabem deixar-ho en un Excel o un CSV amb una fila per factura i les columnes que la teva assessoria necessita, que per a moltes pimes és exactament el que cal i res més. El pas a pas de com va d'un PDF a un full de càlcul és a la guia d'OCR de factures amb IA.
I si el que entra no són factures sinó albarans i CMR, el mateix circuit s'aplica a la documentació de transport i logística.
Per a qui és
- Empreses que reben desenes de factures de proveïdors al mes i les teclegen a mà.
- Gestories i departaments d'administració que perden dies a cada tancament de mes.
- Operadors logístics amb albarans, CMR i documentació de transport en paper o PDF.
- Qualsevol pime on "passar factures" encara sigui una feina de persones.
Com ho muntem
Partim del teu circuit real: per on entren les factures, qui les valida i on han d'acabar. Muntem el flux sobre les teves eines, el provem amb les teves factures reals i el deixem funcionant. No és una plantilla tancada ni un programari que has d'aprendre: és el teu mateix procés, sense la part mecànica.
Comencem per un cas concret i acotat, el deixem funcionant i, a partir d'aquí, ampliem: fluxos d'aprovació, recordatoris de cobrament, informes.
Per què DelegaloAI
- Sense migracions: l'OCR s'integra amb el teu ERP, comptabilitat o Excel actuals.
- Supervisió humana: les factures dubtoses passen per la teva aprovació, les clares entren soles.
- Pressupost clar: diagnòstic gratuït i proposta tancada per escrit abans de començar.
- Resultats verificables: casos amb mètriques publicades i reconeixement a Forbes España.
Si prefereixes veure primer a qui estaries contractant, la pàgina de l'agència d'IA a Barcelona explica com treballem i on som.
Preguntes freqüents
Funciona amb PDF, fotos i factures escanejades?
Sí. La IA llegeix la factura arribi com arribi: PDF adjunt en un correu, foto feta amb el mòbil o document escanejat. N'extreu proveïdor, imports, dates i conceptes i els deixa estructurats al teu sistema.
Què passa si la IA dubta amb una factura?
No la registra a cegues: l'aparta i la marca per a revisió humana. El teu equip només mira les dubtoses, no totes. És la diferència entre automatitzar i creuar els dits.
Cal que canviï d'ERP o de programa de comptabilitat?
No. Muntem l'OCR sobre el que ja fas servir: Odoo, el teu programa de comptabilitat o fins i tot un Excel. La factura entra pel mateix correu de sempre i apareix registrada allà on ja treballes.
Quant costa digitalitzar les factures amb IA?
El pressupost és a mida segons l'abast: no és el mateix registrar factures de proveïdors que muntar també fluxos d'aprovació i recordatoris de cobrament. El diagnòstic inicial és gratuït i et diem què necessites i quina inversió suposa, per escrit i abans que et comprometis.
En què es diferencia això de l'OCR de tota la vida?
L'OCR clàssic et torna el text de la factura i allà et deixa: algú continua havent de decidir quin número és la base i quin el total, i teclejar-lo. El que muntem va fins al final: identifica el proveïdor, estructura les línies, comprova que l'aritmètica quadra, detecta duplicats i ho registra al teu sistema. L'OCR és el primer pas d'un circuit, no el producte.
I si la factura no quadra amb l'albarà?
S'atura, que és el que ha de passar. El sistema creua el que s'ha facturat amb el que s'ha rebut i, quan no coincideixen, marca la diferència concreta (quantitat, preu o concepte) i avisa qui l'ha de resoldre. No la registra "aproximadament bé" ni la deixa passar perquè aparegui al tancament del mes.
Què passa amb les meves dades i les dels meus proveïdors?
Treballem sobre les teves pròpies eines i comptes, no sobre una plataforma externa amb les teves dades. Tu en mantens el control i la propietat en tot moment.
Quantes hores se'n van cada mes a passar factures?
Explica'ns-ho i et diem què es pot automatitzar (i què no). Diagnòstic gratuït de 30 minuts.
Reserva una trucada Parlar per WhatsApp