Com recuperar cobraments endarrerits amb recordatoris automàtics per correu

1. Per què un recordatori només funciona si surt d'una persona

L'error de gairebé totes les eines de cobrament és enviar l'avís des d'una adreça del tipus cobraments@ o noreply@. El client ho llegeix com una màquina que li reclama, ho aparca i no contesta. No hi ha ningú a l'altra banda a qui respondre.

En el circuit que muntem, el recordatori surt de la bústia de la persona que de debò porta els cobraments a la teva empresa. Si la teva administrativa es diu Marta, el correu arriba signat per Marta, des del compte de la Marta, i quan el client respon, la resposta cau a la safata de la Marta. És un correu normal entre dues empreses, només que l'ha redactat i programat un sistema.

Aquí hi ha mitja gràcia. El cobrament és un tràmit administratiu entre departaments, no una campanya. Deixa rastre documental, va adreçat a la persona d'administració del client i té to de company de feina que recorda una cosa, no de cobrador. L'altre 50 % és la cadència i l'escalat, que veiem més avall.

2. El circuit real, pas a pas

El que segueix és l'esquema que implantem, no una teoria. Són quatre peces encadenades. Cap no és màgica; la gràcia és que funcionin juntes i sense que ningú se n'hagi de recordar.

• Detecció de factures vençudes. El sistema llegeix el teu gestor o la teva comptabilitat i cada matí marca quines factures han passat la data de venciment i quants dies fa. Si encara teclejes les factures a mà, el pas previ és digitalitzar aquesta entrada amb OCR de factures, perquè un circuit de cobraments s'alimenta de dades netes i amb dates fiables.
• Cadència de recordatoris. Segons els dies que faci que ha vençut cada factura, es dispara un correu o un altre, amb un to que puja de suau a ferm. Tot per correu, sempre des de la bústia de la persona de cobraments.
• Escalat a la persona. Quan un client ignora dos o tres avisos, el sistema deixa d'enviar automàtics i avisa el teu responsable perquè truqui o escrigui a mà. La màquina reclama el que és rutinari; la persona entra on cal criteri.
• Registre de què es va enviar i quan. Cada correu enviat queda anotat: a qui, quina factura, quin dia, quina versió del text. Si demà hi ha una discussió sobre si es va avisar o no, tens la traça completa.

3. La cadència: quan escriure i amb quin to

No serveix enviar el mateix correu cinc vegades. La seqüència comença abans del venciment (un avís amable evita la meitat dels retards, que són despistes) i endureix el to a mesura que passen els dies. Aquesta és la cadència base que fem servir; s'ajusta a cada client i a cada sector.

Fixa't que l'últim pas ja no és un correu automàtic: és una persona. L'automatització cobreix del primer avís al tercer. A partir d'aquí mana el criteri humà.

4. El control humà que evita relliscades

Un circuit de cobraments que corre sol i sense frens és perillós. Un correu ferm al teu millor client, que resulta que ja havia pagat ahir per transferència, et costa la relació. Per això el panell mana sobre l'automatisme, i no al revés.

Marcar com a pagat

Tan bon punt entra el diner, marques la factura com a pagada (o el sistema ho detecta en conciliar amb el banc) i tota la seqüència pendent per a aquesta factura es cancel·la sola. Zero risc de reclamar una cosa ja cobrada.

Pausar un client concret

Estàs renegociant un termini amb un client, o hi ha una obra aturada, o simplement el vols tractar a mà. El pauses i deixa de rebre automàtics fins que el reactivis. La resta de la cartera continua funcionant.

Forçar un enviament o deixar un comentari abans que surti

De vegades vols avançar el recordatori següent sense esperar a la data: el forces. I en els avisos més delicats (el de +15 dies, per exemple) el sistema pot demanar-te el vistiplau abans d'enviar-lo, perquè hi afegeixis una línia o canviïs el to. Escrius un comentari, revises i surt. No s'envia res a cegues si tu no vols.

5. Què diu la llei (i què no has de prometre)

Reclamar un cobrament té un marc legal, i convé tenir-lo clar per redactar els correus sense fanfarronades. A Espanya ho fixa la Ley 3/2004 de lluita contra la morositat, modificada per la Ley 15/2010.

El termini de pagament per defecte entre empreses és de 30 dies naturals des de la recepció de la factura o el lliurament. Per pacte es pot ampliar, però mai més de 60 dies naturals. Aquest és el sostre legal.

Quan una factura B2B passa de termini, tens dret (articles 7 i 8 de la Ley 3/2004) a l'interès de demora, que és el tipus de referència del Banc Central Europeu més 8 punts percentuals, i a una compensació fixa de 40 € per factura pels costos de cobrament, sense necessitat de reclamar-la expressament. És una dada que pots esmentar amb educació al tercer recordatori: recorda que existeix, no hi amenacis d'entrada.

Dos avisos importants. Un: això és informació general, no assessorament jurídic; per a un impagament seriós, parla amb el teu advocat o gestoria. Dos: no prometis resultats als correus ni donis per fets interessos que encara no has calculat. L'objectiu del recordatori és que et paguin abans, no guanyar un plet.

6. Un cas real: una empresa d'esdeveniments amb qui treballem

Vam muntar aquest circuit per a una empresa d'esdeveniments amb qui treballem. Facturaven a agències, hotels i ajuntaments, amb terminis llargs i una persona d'administració que dedicava part de la setmana a perseguir cobraments per telèfon i a refer el mateix correu una vegada i una altra.

El problema no era que els clients no volguessin pagar. Era que les factures es traspaperaven en departaments aliens i ningú no se'n recordava a temps. Un avís cordial tres dies abans del venciment resolia bona part dels retards, però enviar-lo a mà, factura per factura, no era sostenible.

Vam connectar el seu gestor, vam activar la detecció de vençudes i la cadència de la taula de dalt, tot sortint de la bústia del seu responsable de cobraments a través de Microsoft 365. El canvi de rutina va ser el que es nota: va passar de perseguir cobraments uns quants matins al mes a revisar un panell uns minuts per setmana, marcar pagats, pausar dos clients en renegociació i validar els avisos delicats. Els recordatoris rutinaris sortien sols.

La dada que a nosaltres ens importa: gairebé cap client no es va adonar que hi havia un sistema al darrere, perquè els correus eren indistingibles dels que enviava la persona a mà. Just el que buscàvem. Per al detall de com això es recolza a tenir les factures ben digitalitzades, vam escriure la guia d'OCR de factures amb IA.

7. Quan NO compensa muntar això

No tothom necessita aquest circuit. Som els primers a dir-te que no el muntis si el teu cas és algun d'aquests:

• Factures mensuals que comptes amb els dits d'una mà. Si emets cinc o sis factures al mes i coneixes cada client pel seu nom, un recordatori manual ben posat és més que suficient. Automatitzar aquí és matar mosques a canonades.
• Dades brutes o sense gestor. Si les dates de venciment no estan ben registrades, el sistema dispararà avisos equivocats i perdràs la confiança dels teus clients. Primer s'ordena l'entrada de factures (aquí sí que ajuda l'OCR), i després s'automatitza el cobrament.
• El problema no és l'oblit, és la insolvència. Si un client no paga perquè no pot o no vol, cap correu no ho arregla. Això és terreny de la reclamació formal i del teu advocat, no d'una cadència cordial.
• Relacions on el tracte personal és el negoci. Amb un grapat de comptes grans i sensibles, de vegades val més una trucada del gerent que qualsevol seqüència. Automatitza la cua llarga de clients petits i reserva els grans per a la persona.

8. Per què això va per correu i no per WhatsApp

Ens ho pregunten molt, així que ho deixem clar. Reclamar diners a una altra empresa és un tràmit administratiu: ha d'anar per escrit, deixar rastre, adreçar-se al departament d'administració del client i no al mòbil personal de ningú. Aquest canal és el correu, i només el correu.

WhatsApp el fem servir per a una altra cosa: reactivar clients adormits, primer contacte comercial i atenció. Això és venda, no cobrament. Si t'interessa aquesta part, la tractem a l'automatització comercial sobre el teu CRM i al chatbot de WhatsApp per a empreses. Però per reclamar una factura vençuda no facis servir WhatsApp: queda informal, es perd el rastre i barreja el comercial amb l'administratiu. El cobrament és del correu.

Preguntes freqüents

Fonts

• Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (Boletín Oficial del Estado (BOE))
• Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004 (plazos de pago de 30 y 60 días) (Boletín Oficial del Estado (BOE))
• El esfuerzo financiero de las pymes como consecuencia de la morosidad se cifra en 1.957 millones de euros (CEPYME, Observatorio de Morosidad)
• El plazo medio de pago baja en 2025, pero sigue un 34 % por encima del límite legal (El Diario de Madrid)

Segueix llegint