Conciliación bancaria automática: deja de cuadrar el extracto con las facturas a mano

Cómo se concilia hoy: el Excel del banco, las facturas y una tarde de repaso

En la mayoría de pymes con las que trabajamos, la conciliación empieza igual. Alguien entra en la banca online, descarga los movimientos del mes en Excel y lo abre en una pantalla. En la otra abre las facturas emitidas: los PDF de la carpeta o el listado que saca el programa de facturación. Y va factura por factura. Busca en el Excel si ha entrado el cobro, marca la fila, apunta la fecha y pasa a la siguiente.

Conciliar es eso: comprobar que cada factura tiene su cobro en el banco y que cada movimiento del banco tiene su explicación. Este abono es el cobro de las facturas 118 y 121 de un cliente. Este cargo es la factura 412 del proveedor de gasoil. Esta comisión es del banco y va a su cuenta de gastos. Dicho así parece trivial. En la práctica, el responsable de administración la deja para final de mes y siempre se alarga.

El problema no es que cada factura sea difícil. Es el volumen y la mala calidad de la información. El banco escribe el concepto a su manera. El cliente paga tres facturas en una sola transferencia sin decir cuáles. Otro paga una factura en dos plazos. En cada uno de esos casos hay que abrir el PDF, buscar en el Excel, sumar, comparar y decidir.

Si la empresa tiene varias cuentas, son varios Excel. Si además hay remesas de recibos, TPV y tarjetas de empresa, el Excel se llena de líneas que no son cobros de clientes y hay que saltarlas a mano.

Automatizarlo no es poner una IA a adivinar. Son tres cosas muy concretas. Que los datos de cada factura se lean solos. Que unas reglas crucen cada factura con los movimientos del Excel y resuelvan los casos claros. Que los dudosos lleguen a una persona con la información ya preparada para decidir en segundos.

Cómo lo hacemos: subes el Excel y las facturas, y el cruce se hace solo

La propuesta parte de lo que ya haces. Sigues descargando el mismo Excel de la banca online. Sigues teniendo tus facturas en PDF. La diferencia es que, en lugar de abrirlas una a una, subes las facturas tal cual junto con el Excel.

El sistema lee cada factura y saca los datos que importan para cobrar: número, cliente, importe total y fecha. Esa lectura es la parte que resuelve el OCR de facturas con IA. Después cruza cada factura con los movimientos del Excel. Las que casan sin dudas quedan marcadas como cobradas. Las demás van a una lista de revisión con el movimiento candidato y el motivo de la duda. La persona ya no busca: solo revisa lo que el sistema le marca como dudoso.

No hace falta cambiar de banco, ni de programa contable, ni conectar nada al banco. El cruce funciona como una capa aparte de tu gestor, como explicamos en automatizar sin cambiar de ERP. Cada banco exporta el Excel con sus propias columnas: unos separan cargos y abonos, otros usan una sola columna con signo. Eso se configura una vez por banco. Lo que conviene es no retocar el fichero antes de subirlo: ni borrar filas ni añadir columnas.

Este es el orden que seguimos al implantarlo:

• Inventario de cuentas y volumen. Cuántas cuentas hay, en qué bancos, qué Excel exporta cada uno, cuántos movimientos al mes y de qué tipos: transferencias, recibos, TPV, tarjetas, préstamos.
• Lectura del Excel de cada banco. Se fija una vez qué columna es la fecha, el importe, el concepto y el ordenante. A partir de ahí, el fichero se sube tal como sale de la banca online.
• Lectura de las facturas. Los PDF se suben tal cual y el sistema extrae número, cliente, importe total y fecha de cada una.
• Reglas por capas y tolerancias. Qué se concilia solo, qué se propone y qué va siempre a revisión. Las tolerancias de comisión y de fechas las fija el responsable de administración, no nosotros.
• Bandeja de revisión. Cada caso dudoso llega con la factura, los movimientos candidatos y el motivo de la duda. La persona confirma, corrige o descarta.
• Periodo en paralelo. Las primeras semanas se concilia a mano y en automático a la vez, y se comparan los resultados antes de fiarse del sistema.
• Salida hacia cobros. Lo que sigue sin cobrar después de conciliar alimenta los recordatorios por email, que salen del buzón de la persona responsable de cobros. Lo explicamos en recuperar cobros con recordatorios automáticos. Cobrar es un trámite administrativo y va por correo, porque deja rastro y llega al departamento que toca.

Cómo se empareja una factura con un movimiento: los cuatro criterios

El motor compara cada factura con los movimientos del Excel. Usa cuatro criterios y ninguno basta por sí solo.

La lógica va por capas. Si coinciden el importe exacto y el número de factura aparece en el concepto, la factura se concilia con confianza alta. Si coinciden el importe exacto y el ordenante es el cliente de la factura, y la fecha cae dentro de la ventana prevista, la confianza es media: el sistema lo propone y alguien lo confirma con un clic. Todo lo demás va a revisión, con los candidatos más probables ya sugeridos.

Conviene separar dos trabajos. La IA se usa para leer las facturas en PDF, porque cada emisor tiene su diseño y ahí las reglas fijas se atascan. El emparejamiento, en cambio, lo hacen reglas fijas y comprobables: encontrar «118» y «121» dentro de un concepto como «PAGO FRA 118 Y 121 TRANSPORTES», normalizar un nombre, sumar importes. Si una regla empareja mal, se ve por qué y se corrige. La decisión final sobre los casos dudosos la toma una persona.

Un caso real: una empresa del sector eventos

Una empresa del sector eventos con la que trabajamos lo tiene montado así. Cobra por transferencia y es habitual que un mismo cliente tenga varias facturas abiertas a la vez, una por evento. Así funciona en su caso, paso a paso:

• Suben dos cosas desde una pantalla web: el Excel que descargan del banco y los PDF de las facturas. No hay conexión con el banco ni cambio de programa.
• Comparan el nombre de quien paga con el cliente de la factura. El sistema tolera «SL» o «SA», acentos, abreviaturas y nombres parecidos. El nombre que el banco escribe en mayúsculas, sin acentos y recortado se reconoce igual que el de la factura.
• Buscan el número de factura dentro del concepto. Si el cliente lo ha escrito en la transferencia, el sistema lo encuentra aunque venga rodeado de otro texto.
• Comparan importes con una tolerancia de 2 céntimos, para que un redondeo no deje una factura sin casar.
• Contemplan los pagos en plazos. Un cliente puede pagar una misma factura en varias transferencias, hasta 5 por factura. El sistema busca la combinación de pagos que suma el total.
• Cruzan el evento. Además comprueban el evento al que corresponde cada factura, un dato propio de su negocio. Así un cobro no se empareja con la factura equivocada del mismo cliente.
• Cada factura sale con un estado y un porcentaje de confianza: casada, probable, pago parcial, cobrado de más, a revisar o sin cobro. La persona de administración solo mira las dudosas.

Lo que siempre queda en manos de una persona

Esta es la parte que no se cuenta en las demos. Hay casos que no conviene automatizar del todo, porque un error cuesta más que el minuto que se ahorra. El sistema los detecta, los aparta y los presenta ordenados. La decisión es de una persona.

• Movimientos que no casan con nada. Un cargo sin factura registrada puede ser un gasto cuya factura aún no ha llegado, un error del banco o un cargo que no debería estar ahí. Eso lo mira siempre alguien.
• Pagos parciales. El cliente debe 4.800 € y paga 2.000 €. El sistema puede proponer imputarlo a la factura más antigua. Pero si hay un acuerdo de pago o una discusión abierta, quien lo sabe es administración, no el algoritmo.
• Un pago que liquida varias facturas. Calcular qué combinación de facturas pendientes suma exactamente el importe es fácil. El riesgo es que haya dos combinaciones posibles. El sistema propone la más probable y una persona la confirma.
• Diferencias por comisiones. El cliente hace una transferencia y su banco o el tuyo se queda una comisión, así que llega algo menos. Se puede fijar una tolerancia y llevar la diferencia a gastos bancarios. La tolerancia la decides tú, y conviene revisar los casos que quedan justo en el límite.
• Divisa. Si vendes o compras fuera del euro, el importe que llega depende del cambio del día y de las comisiones. La diferencia de cambio hay que registrarla bien, porque tiene efecto contable.
• Devoluciones de recibos y cargos duplicados. Un recibo devuelto anula un cobro que ya dabas por bueno. El sistema lo marca. Qué haces con ese cliente lo decides tú.

Por qué el sistema acierta menos si tus conceptos vienen sucios

Es el factor que más condiciona el resultado, y el que menos controla administración. Si tus clientes ponen el número de factura en el concepto, la conciliación automática resuelve sola la mayoría de los casos. Si pagan con conceptos como «PAGO» o «TRANSFERENCIA», o con el nombre de una filial que no está en tu ficha de cliente, el sistema solo tiene importe y fecha. Con eso quedan muchos empates.

Hay cosas que puedes hacer para mejorarlo, y casi todas son baratas:

• Pide la referencia en la factura. Una línea visible como «Indique en el concepto de la transferencia: FRA 412» mejora en unos meses la calidad de los cobros que entran.
• Usa remesas de recibos con referencia propia para los clientes recurrentes. El adeudo vuelve con tu referencia y casa casi siempre.
• Anota los nombres alternativos de cada cliente (grupo, filiales, nombre comercial). Así el sistema lo reconoce aunque pague una sociedad con otro nombre.
• Separa las cuentas por uso si puedes: una para cobrar a clientes y otra para pagar a proveedores y domiciliaciones. Hay menos candidatos en cada cruce.
• Ten todas las facturas subidas cuando concilies. Si una factura no está en el sistema cuando llega su cobro, no hay nada con qué emparejarlo. Aquí encaja el OCR de facturas con IA: si las facturas se leen solas, la conciliación tiene con qué cruzar.

Si quieres ir un paso más: fichero Norma 43 o conexión PSD2

El Excel funciona. Su límite es que alguien tiene que descargarlo y subirlo. Si quieres que los movimientos entren solos, en España hay dos vías serias. Ninguna es necesaria para empezar.

Fichero Norma 43. Es el formato estándar de la banca española para el extracto de cuenta corriente (Cuaderno 43 de la AEB). Los bancos que trabajan con empresas lo suelen ofrecer desde la banca online, con extensión .n43 o .txt. Cada movimiento trae fecha de operación, fecha valor, importe, signo, un concepto común codificado y dos campos de referencia. Es más estable que el Excel y su descarga se puede programar. La última revisión del folleto 43 se publicó en 2024 e incorporó el país de origen en cada transferencia, según explicó la Asociación Española de Financieros de Empresa.

Conexión PSD2. El Real Decreto-ley 19/2018 creó la figura del proveedor de servicios de información sobre cuentas: una entidad autorizada que, con tu consentimiento, lee los movimientos de tus cuentas en distintos bancos y te los entrega juntos. Dos avisos. El consentimiento caduca: desde el 25/07/2023, por el Reglamento Delegado (UE) 2022/2360, el banco puede volver a pedir autenticación reforzada si han pasado más de 180 días desde la última. Si nadie la renueva, los movimientos dejan de llegar sin que salte una alarma clara. Y el proveedor tiene que estar autorizado: compruébalo en el registro de entidades del Banco de España.

Los precios de agregadores y conectores cambian a menudo y dependen del número de cuentas y de consultas. Consulta la tarifa vigente en la web oficial de cada proveedor el día que decidas. Tiene sentido dar este paso cuando hay varias cuentas y descargar el Excel cada semana ya pesa.

Cuándo NO compensa automatizar la conciliación

Lo decimos en cada proyecto: a algunas empresas esto no les sale a cuenta, y es mejor saberlo antes de gastar.

Si tienes pocos movimientos. Con una cuenta y unas decenas de apuntes al mes, basta con la conciliación de tu programa contable o con una hora de repaso. No recuperarías lo que cuesta montarlo y mantenerlo.

Si las facturas no están al día. Cruzar el banco con una facturación que va con dos meses de retraso solo produce una bandeja de revisión enorme. Lo primero es que las facturas entren a tiempo. De eso trata la guía de OCR de facturas con IA.

Si casi todo son pagos parciales o negociados. En sectores donde cada cobro es una conversación (obras o proyectos por hitos con retenciones), el sistema propondrá poco y la persona seguirá decidiendo casi todo. Puede ayudar a ordenar, pero no esperes un gran ahorro.

Si nadie va a revisar la bandeja. Sin una persona responsable, la conciliación automática acumula dudas sin resolver y da una falsa sensación de control. Es peor que hacerlo a mano.

Si tu software ya lo resuelve. Algunos programas contables traen conciliación con reglas y conexión bancaria. Antes de montar nada a medida, comprueba qué tienes y qué te falta de verdad.

Para decidir con números, calcula las horas que se van hoy en conciliar y compáralas con lo que cuesta montarlo y mantenerlo. Tenemos una plantilla para calcular el ROI de una automatización que sirve tal cual.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Real Decreto-ley 19/2018, de 23 de noviembre, de servicios de pago y otras medidas urgentes en materia financiera (Boletín Oficial del Estado)
• Reglamento Delegado (UE) 2022/2360 de la Comisión, de 3 de agosto de 2022, sobre la exención de 90 días para el acceso a las cuentas (Boletín Oficial del Estado (DOUE))
• Directiva (UE) 2015/2366 sobre servicios de pago en el mercado interior (PSD2) (EUR-Lex, Unión Europea)
• Publicación del nuevo Folleto 43 de la Asociación Española de Banca (AEB) (ASSET, Asociación Española de Financieros de Empresa)
• Registros de entidades (Banco de España)

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